Le groupe MCI Group Holding SA, sis 9, Rue du Pré-Bouvier, 1242 Satigny, à Genève, en Suisse ainsi que les entités concernées de MCI (ci-après « MCI ») est une société spécialisée dans l'événementiel et dans la gestion d'associations. Elle opère et possède des filiales dans de nombreux pays du monde où elle propose des services aux associations, organise des congrès, des réunions et des événements pour ses clients, qu'ils soient des entreprises ou des associations (ci-après le « Client »).
Conformément à l'article 27 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la société MCI Benelux, sise 280 Boulevard du Souverain 1160 Bruxelles, en Belgique, a été désignée par le groupe MCI comme représentante au sein de l'Union européenne.
MCI fait tout ce qui est en son pouvoir pour améliorer constamment ses services et ainsi mieux répondre aux attentes de ses Clients. Dans ce but, MCI pourra recueillir et stocker certaines informations, y compris des données à caractère personnel susceptibles de vous concerner. MCI accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et ce, à chaque étape de ses processus commerciaux. La présente Déclaration de protection des données a vocation à vous permettre de comprendre les modalités de collecte, de traitement et de stockage de vos données dans le respect des exigences légales et les normes de MCI en matière de protection des données.
Il sera très difficile pour MCI, voire impossible dans la plupart des pays, de vous offrir ses services si vous lui refusez le droit de traiter vos données. Pour cette raison, en lui transmettant vos données à caractère personnel, vous acceptez d'être juridiquement tenu par la présente Déclaration de protection des données dont vous prenez acte. Ladite déclaration pourra être modifiée périodiquement. Si vous n'acceptez pas la présente Déclaration de protection des données ou ne pouvez conclure un contrat juridiquement contraignant, MCI ne sera pas en mesure d'assurer le traitement de vos données à caractère personnel.
La présente Déclaration de protection des données s'applique à l'ensemble des services proposés par MCI.
Elle ne s'applique pas aux services proposés par d'autres personnes morales sou physiques. La présente Déclaration de protection des données ne couvre pas les pratiques en matière d'information d'autres sociétés et organisations assurant la publicité des services de MCI ou de tiers exploitant un site Internet vers lequel peut être redirigé un utilisateur du site Internet ou d'autres actifs numériques de MCI.
MCI collecte des données générales et personnelles vous concernant auprès :
Après réception des données, un profil électronique est créé dans les outils de MCI pour chaque personne ou entité (ci-après le « profil de contact »).
Le profil de contact peut notamment contenir les renseignements suivants :
Les personnes participant à un événement acceptent que Dorier, toute société du groupe MCI au sens de la règlementation en vigueur ou leurs partenaires puissent, gratuitement et sans contrepartie d'aucune sorte, utiliser, reproduire, modifier et diffuser sur tout support connu ou non à la date présente et notamment sur les réseaux sociaux ou sur leurs Sites, des images et des séquences sonores prises lors dudit événement au moyen d'enregistrements vidéo et/ou audio et/ou de photographies sur lesquelles elles apparaissent et ce, pendant la durée de l'exploitation des enregistrements vidéo et/ou audio et/ou des photographies.
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MCI utilise les données collectées afin de fournir, maintenir, protéger et améliorer la qualité générale de ses services. La collecte de données vise également à protéger MCI et ses utilisateurs. MCI ne collecte aucune donnée dans d’autres buts que celui-ci.
En sus de la création de Profils, MCI utilise vos données aux fins suivantes, auxquelles vous souscrivez :
a) Réservations : les Profils sont sauvegardés dans une base de données en tant que documents de référence à consulter lors de chaque prise de réservation. Lors d’une réservation, MCI crée un code de réservation qui contient l’ensemble des données personnelles ainsi que les informations sur la réservation nécessaires pour répondre à votre demande et respecter les exigences réglementaires de certaines destinations. Pour procéder à des réservations, MCI peut être amenée à transférer des données personnelles à divers fournisseurs tiers de voyages (compagnies aériennes, hôtels, agences de location de véhicules, sociétés proposant des outils de réservation en ligne, prestataires de services de sécurité et systèmes informatisés de réservation) dans votre pays d’origine ou tout autre pays où vous pourriez vous rendre, mais aussi, souvent, à des organismes publics dans le cas de certaines destinations.
b) Regroupement des données de voyage : à la demande d’un Client, MCI ou un tiers peut préparer des rapports d’information récapitulant et analysant les dépenses selon les destinations, selon les fournisseurs de voyage, etc. Ces rapports, susceptibles de contenir certaines des données personnelles du Profil, sont ensuite transmis au Client qui en fait la demande.
c) Respect de la politique de voyage : à la demande d’un Client, MCI peut rendre compte de votre respect de la politique de conformité en matière d’événements, de budget ou de voyage dudit Client et identifier les cas éventuels de violation.
d) Nouveaux produits et services : en vue d’améliorer les services et sur la base des données communiquées à MCI, cette dernière est susceptible de vous adresser d’autres informations en lien avec des événements et/ou des voyages présents ou à venir. Exemple : liste de restaurants à proximité d’un hôtel donné dans la ville de destination ou parkings disponibles à l’aéroport de départ.
e) Promotion et marketing : MCI peut utiliser vos données afin de personnaliser votre expérience sur son site Internet en vous présentant des publicités appropriées afin de vous adresser des messages commerciaux susceptibles de présenter un intérêt pour vous, notamment des informations sur nos services, des études de cas, des opinions de leaders, des livres blancs, des mises à jour de blogs, etc. Par exemple, MCI a recours à des prestataires de services tiers pour présenter des services et des offres adaptés aux préférences et intérêts qui ressortent de votre activité en ligne au fil du temps. MCI peut utiliser vos données à des fins de promotion et de marketing pour ses clients existants ou futurs et/ou des tiers relevant du secteur de MCI. Elle peut utiliser les données afin d’analyser les tendances et ainsi proposer d’autres services à ses Clients, notamment de nouveaux événements ou d’autres services.
f) Données techniques : MCI ou des tiers mandatés par MCI évaluent ces données uniquement à des fins statistiques et uniquement sous une forme anonyme, afin d’optimiser son site Internet et d’accroître la convivialité, l’efficacité et la sécurité de ce dernier. MCI peut notamment utiliser les données techniques pour mesurer le succès de ses campagnes marketing, regrouper des statistiques sur l’utilisation faite de son site Internet et sur les taux de réponse, mais aussi utiliser les données personnelles ainsi regroupées pour calculer le pourcentage d’utilisateurs MCI disposant d’un indicatif téléphonique particulier.
g) Autres finalités : MCI peut utiliser vos données lorsqu’elle le juge nécessaire ou approprié : (a) en vertu des lois applicables, y compris celles en dehors du pays de résidence ; (b) afin de respecter le processus juridique ; (c) afin de répondre à des requêtes émanant de pouvoirs et organismes publics, y compris en dehors de votre pays de résidence ; (d) afin d’appliquer ses conditions ; (e) afin de protéger ses opérations ; (f) afin de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou les biens de MCI, de vous protéger ou de protéger d’autres personnes ; et (g) afin de lui permettre d’exercer les recours dont elle dispose ou de limiter les dommages pouvant être subis par MCI ; (h) afin de vous permettre de postuler à une offre d’emploi de MCI.
MCI vous demandera votre consentement avant d’utiliser les données à des fins autres que celles mentionnées dans la présente Déclaration, sous réserve des lois en vigueur.
Les données générales et à caractère personnel seront conservées par MCI uniquement pendant la durée nécessaire pour répondre aux questions, résoudre des problèmes, proposer de nouveaux services ou des services améliorés, respecter les exigences légales en vertu du droit applicable ou répondre aux requêtes de Clients sur des événements passés ou des activités de voyage. MCI conservera les données générales et à caractère personnel pendant cinq ans maximum, en l'absence d'exigence légale spécifique. Pour les candidats, les données seront conservées pendant une durée maximum de deux ans.
Vous pouvez supprimer/annuler votre compte MCI en adressant un courriel à notre délégué à la protection : privacy@mci-group.com.
Les profils de contacts enregistrés par MCI sont stockés dans des bases de données centralisées en cloud dans des locaux de fournisseurs tiers situés en Europe, aux États-Unis et en Asie. Ces fournisseurs tiers ont signé nos clauses relatives à la protection des données.
Tout transfert de vos données en dehors de l'Espace économique européen sera effectué uniquement dans le cadre des garanties appropriées, notamment dans le cadre de conditions contractuelles conformes aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données.
Vous devez garantir que les données fournies par vos soins sont :
Il vous appartiendra notamment de signaler à MCI, qui communiquera avec vous principalement par voie électronique, toute modification de votre adresse électronique. Vous pouvez également directement mettre à jour votre profil de contact.
MCI s'engage à protéger la vie privée des enfants et encourage les parents et les tuteurs à prendre un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants. MCI ne cible pas les actifs numériques des enfants âgés de moins de quatorze (14) ans ni ne recueille sciemment des informations sur des enfants aux fins de vendre des produits ou des services.
MCI est une société internationale disposant de bureaux dans plus de 31 pays d'Europe, d'Amérique, d'Asie et du Moyen-Orient. Vos données à caractère personnel peuvent ainsi être transmises vers et depuis la Suisse, ainsi que dans des pays dont la législation sur la protection des données peut différer, voire être moins stricte que dans votre pays de résidence. Vous autorisez par les présentes MCI à transférer et à communiquer vos données dans les conditions suivantes:
a) Transferts au sein du groupe MCI: les transferts sont effectués à l'échelle de MCI et de ses filiales afin de soutenir ses activités et/ou services.
b) Transfert à des tiers: MCI travaille avec des tiers afin d'obtenir des services de soutien logistique pour des voyages, des réunions et des événements et/ou d'autres services proposés par MCI à ses Clients, notamment des services de réservation en ligne, des services de réservation dans l'hôtellerie, des services de transport terrestre ou la délivrance de billets d'avion, la fourniture de badges et, dans certains cas, les données à caractère personnel pourront être partagées avec ces tiers afin de permettre la réalisation de ses missions et de ses objectifs. MCI peut également transférer des données à caractère personnel à des tiers à la demande de ses Clients, notamment à des sponsors et des exposants ou à d'autres tiers, en vue du regroupement de données ou de services de suivi en cas d'urgence. MCI pourra transférer vos données à des tiers à des fins de promotion et d'opérations marketing, conformément au point 3e) susmentionné. MCI est également autorisée à transférer vos données à un tiers en cas de restructuration, de fusion, de vente, d'entreprise commune, de cession, de transfert ou autre aliénation de tout ou partie de son activité, de ses actifs ou de ses actions (y compris dans le cadre de procédures de faillite ou autres procédures similaires). Avant tout transfert, les tiers (à l'exception des agences de voyage et des transferts autorisés notamment dans les limites de l'espace européen) seront tenus de signer avec MCI un accord de transfert des données qui les obligera à respecter les dispositions légales applicables en matière de protection des données.
c) Transferts réglementaires : MCI peut être tenue en vertu de la loi de transférer des données à des organismes publics, des organismes de régulation et/ou des autorités de surveillance.
Si vous consultez le site Internet de MCI, le transport de vos données s'effectue par le biais d'un réseau ouvert et accessible au public. Les données peuvent de ce fait être transmises au-delà des frontières nationales. Ainsi, vos données risquent d'être interceptées et lues par des tiers, autorisant ces derniers à interférer dans une relation existante ou potentielle entre vous et MCI.
Par ailleurs, vous n'êtes pas sans savoir que les informations transmises par vos soins ou que vous autorisez MCI à vous transmettre par un moyen électronique, notamment par e-mail, SMS, formulaires de contact etc., ne sont généralement pas protégées par un chiffrement et qu'elles ne sont de ce fait ni confidentielles ni sécurisées. Même en cas de transmission codée, l'expéditeur et le destinataire ne sont pas couverts par un chiffrement. Les tiers peuvent ainsi en déduire une relation d'affaires existante ou potentielle entre vous et MCI.
Si vous communiquez à MCI des renseignements personnels, vos données à caractère personnel pourront être transférées par MCI vers des pays dont les lois en matière de protection des données peuvent différer, voire s'avérer moins strictes que celles applicables dans votre pays de résidence comme indiqué ci-dessus. Vos données à caractère personnel peuvent notamment être transférées aux États-Unis. Vous êtes informé par les présentes que vos données à caractère personnel peuvent être consultées par les autorités de ces pays (notamment aux États-Unis).
Afin de garantir la sécurité de vos données sur le site Internet et les systèmes de MCI, cette dernière a mis en œuvre des mesures techniques, contractuelles, administratives, physiques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre toute perte, destruction, accès non autorisé, divulgation accidentelle ou illicite et manipulation. Ces mesures sont constamment développées à l'aune des progrès technologiques et réexaminées périodiquement en vue de leur mise en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données. Toutefois, nous ne pouvons garantir, et ne garantissons pas la sécurité de vos données à caractère personnel. Nous déclinons par conséquent toute responsabilité à cet égard.
Seul le personnel autorisé de MCI, le personnel de sociétés tierces (notamment de prestataires de services) ou le personnel autorisé de nos Clients (s'étant contractuellement engagés à sécuriser l'ensemble des informations) a accès à vos données à caractère personnel. Tous les membres de MCI ayant accès à vos données à caractère personnel sont tenus de respecter les règles applicables au personnel et l'ensemble des salariés de tiers ayant accès à ces données ont signé des accords de non-divulgation. Par ailleurs, des accords de transfert de données sont signés avec des sociétés tierces disposant d'un accès à vos données à caractère personnel afin de garantir le caractère sécurisé de ces données.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données, vous êtes en droit de demander un accès à vos données, d'en exiger la rectification, la limitation du traitement et de vous opposer audit traitement, de même que vous pouvez vous prévaloir d'un droit de portabilité de vos données, dans la mesure applicable. Par ailleurs, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de surveillance.
Dans certaines conditions, vous êtes également autorisé à demander le blocage et la suppression des données à caractère personnel qui sont sauvegardées vous concernant, sauf si MCI les conserve à des fins juridiques ou commerciales légitimes. Pour tout complément d'information, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse électronique susmentionnée.
Pour contacter MCI à propos de questions sur les modalités de traitement de données en son sein, veuillez envoyer un courriel au délégué à la protection des données à l'adresse suivante : privacy@mci-group.com.
Selon les exigences du RGPD, MCI vous donne un vaste choix quant à la manière dont MCI peut utiliser et divulguer vos données à caractère personnel à des fins marketing (droit à l'oubli, à modification, à limitation…). En contactant le délégué à la protection des données à l'adresse électronique susmentionnée, vous pourrez refuser de recevoir à l'avenir des messages électroniques à visée marketing de MCI et exiger que nous ne partagions pas vos données à caractère personnel avec des tiers non affiliés pour soutenir leur stratégie marketing. MCI s'efforcera de respecter votre choix dès que raisonnablement possible. Veuillez noter que si vous exprimez un tel refus, MCI ne sera pas en mesure de supprimer les données à caractère personnel vous concernant des bases de données de tiers non affiliés auxquels elle aura déjà transmis vos données à caractère personnel (à la date de mise en œuvre de votre refus). Veuillez également noter que si vous vous opposez à la réception de messages marketing de la part de MCI, nous pourrons toujours continuer à vous adresser des messages administratifs importants. Vous ne pouvez refuser l'envoi de tels messages.
La présente Déclaration est susceptible d'être révisée et mise à jour périodiquement par MCI afin de respecter les lois relatives à la confidentialité et à la protection des données. MCI publiera sur son site les modifications apportées à la Déclaration et, si les changements sont significatifs, vous adressera un message à l'adresse électronique renseignée dans votre profil de contact.
Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, privacy@mci-group.com.
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